¿Consideras que pierdes tiempo en encontrar documentos, presentaciones,… o aquel interesante artículo que viste en internet y no recuerdas la url?
¿Te gustaría planificar mejor tu tiempo, y desarrollar proyectos aprovechando sinergias de colaboración en equipo?
SI AFRONTAS RETOS DE ESTE TIPO
…a menudo, es posible que Evernote te pueda ayudar a superarlos.
Y es que, utilizado con propósito, Evernote te da super-poderes a la hora de gestionar información 😉
En este artículo voy a compartir cinco acciones que pueden inspirarte a ser más productivo utilizando Evernote.
Pero antes me gustaría explicar que el concepto “nota” en Evernote, es diferente a lo que la mayoría entiende por “nota”.
UNA NOTA EN EVERNOTE
Puede ser escrita (con teclado), manuscrita, de voz, un esquema, una foto, un video, un escaneo… Para la opción de escaneo (p.e. vía cámara de smartphone), Evernote reconoce e indexa incluso caracteres manuscritos en imágenes.
Una nota puede contener, por ejemplo: texto escrito, una to-do list, un PDF, un xlsx, un docx y un jpg (y más tipos de archivo), además de un enlace a un documento que tienes almacenado en Google Drive (o Dropbox…)
Ahora que hemos re-visitado el concepto “nota” en Evernote, vamos a ver algunas acciones que nos inspiran para ser más productivos:
Tomar notas ayuda a recordar.
Antes las tomábamos en papel. Pero el papel ocupa espacio y consumía mucho tiempo el ordenarlo.
Después pasamos a documentos digitales en PC, portátil, smartphone,… El espacio ya no era un problema y la organización de notas se hacía más fácil que con el papel. Pero a veces necesitábamos una nota o documento que estaba en un dispositivo fuera de nuestro alcance en ese momento.
Llega el almacenamiento en la nube (Dropbox, Drive,…). Y acaba con los problemas anteriores, pero la organización en estos sistemas está limitada (esto quizá merece otro artículo).
Entonces, un día pruebas Evernote y todo toma otra dimensión. Con Evernote tienes acceso a tus notas desde todos los dispositivos. En una misma nota puedes almacenar formatos diferentes (PDF, jpg, docx, xls,…) y al mismo tiempo escribir (p.e. hacer listas de lo que contiene la nota,…).
Y además, su sistema de organización, mediante pilas de libretas, libretas, notas y etiquetas, ofrece más flexibilidad que la estructura de carpetas y archivos de siempre.
Si navegas por internet y encuentras un contenido que te interesa, puedes guardarlo en Evernote con la seguridad de que luego lo encontrarás.
Para ello, necesitarás el plugin de navegador Evernote Web Clipper.
Una vez lo instalas, el icono de Evernote aparecerá a la derecha de la barra de direcciones. ¿Quieres guardar una página de interés? Haz 1 clic en ese icono y otro clic en el botón “Guardar” del pop-up que se abrirá.
De esa manera tan sencilla, habrás guardado tu página de interés (en sólo 2 clics).
Y desde ahí puedes compartirla con tu equipo, si así lo deseas.
¿Estás enfrascado en el desarrollo de un proyecto y necesitas compartir información de manera fluida?
Comparte una libreta con tu equipo y siempre tendréis todo el trabajo actualizado, todos.
Por motivos de organización básica, es importante definir qué contenido va a modificar cada miembro del equipo.
Utiliza el chat de Evernote como canal de comunicación y siempre estarás en el contexto adecuado.
Sugerencia para usuarios mac: Si buscas compartir dibujos, croquis, esquemas… te recomiendo Skitch.
Puedes utilizar esta opción desde el “smartphone” para almacenar fotos, correos electrónicos, artículos,…
Como usuario de Evernote tienes una dirección de email Evernote creada por defecto, puedes encontrarla en tu “Resumen de la Cuenta”.
Te recomiendo crear un nuevo contacto en tu “smartphone”, de nombre Evernote, con la dirección de correo proporcionada por Evernote. Una vez tienes creado el nuevo contacto, a la hora de enviar un email, sólo has de adjuntar el contenido, escribir “Evernote” en la casilla destinatario ( no necesitarás siquiera escribir la palabra entera) y pulsando enviar vas a tener tu contenido almacenado en Evernote.
Sugerencia: Enviar a tu cuenta de Evernote cualquier email que consideres importante te va a permitir tener un “backup” y trabajar la respuesta desde allí.
Encontrar una nota en Evernote es casi instantáneo desde cualquier dispositivo sincronizado, gracias a su genial función de búsqueda.
Escribe tu palabra clave en la barra de búsqueda de la aplicación, y pulsa enter.
Si buscas mayor capacidad de búsqueda, utiliza etiquetas en las notas. Eso unido a que puedes buscar también por etiquetas, te permitirá encontrar lo que buscas con más facilidad.
Si empiezas a usar Evernote con asiduidad, vas a ver que tu número de notas crecerá en poco tiempo.
Reflexionar antes sobre un criterio básico de almacenaje en Evernote te puede ayudar a tener tus notas mejor organizadas. Pero tampoco te preocupes, busca en Evernote… y encontrarás.
Y hasta aquí hemos llegado, usa Evernote a tus anchas y disfruta de los super-poderes que te ofrece a la hora de gestionar información.